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Procédure Assemblée Générale digitale 24 avril 2021

  1. L'annonce obligatoire et la procédure de l' AG digitale seront postées sur le site web, au plus tard le 9 avril et seront également envoyées aux membres par voie électronique ensemble avec l'ordre du jour et les annexes.
  2. Le président, le vice-président et la secrétaire seront physiquement présents au bureau de MSV pendant la réunion. Les autres membres de l'organe d'Administration, ainsi que le commissaire pourront se connecter depuis la maison.
  3. Invité(e)s: le directeur, l'équipe de management , l'office coordinateur et le commissaire
  4. Déroulement de la réunion digitale:
    1. Le soutien technique à l'AG, sera confié à la firme Statik à l'aide d'un instrument électronique de communication, permettant de pouvoir assister aux débats et aux votes et de pouvoir poser des questions,
    2. L'enregistrement des présences sera fait sur base des adresses de courriel connectées; un seul membre de l'AG par adresse. Une exception à cette règle pourra seulement être accordée après demande préalable et avec une mention spéciale dans le rapport de séance.
    3. Nous demandons à tous les participants de prendre place devant un écran d'ordinateur individuel pour la participation au AG digitale. Si cela n’est pas possible pour quelqu'un, veuillez contacter AZV (rozette.geuens@azv.be) et nous trouverons une solution.
    4. Au plus tard 4 jours avant l'AG, chaque membre de l'AG communique à MSV (rozette.geuens@azv.be) s'il/elle compte participer ou pas.
    5. Au plus tard 4 jours avant l'AG, les procurations devront arriver par courriel (scan ou photo) chez MSV (rozette.geuens@azv.be), remplies et signées.
    6. Au plus tard 4 jours avant l'AG, les membres pourront faire parvenir leurs questions par courriel à rozette.geuens@azv.be. Au cours de la réunion, l'organe d'Administration donnera aux membres un mot d'explication sur les points de l'ordre du jour et répondra aux questions reçues.
    7. En outre, il sera toujours possible au cours de la réunion de demander la parole par main levée pour poser des questions supplémentaires.
    8. Durant la session de l' AG, le vote se fera par voie électronique. Les membres avec droit de vote recevront au préalable par courriel, un code unique. Pour les procurations, un code unique supplémentaire sera envoyé. Pour chaque vote électronique, il y aura 3 réponses possibles:

                         • D'accord
                         • Pas d'accord
                         • Abstention
                La nouvelle législation prévoit qu'à partir du 01.01.2020 les abstentions ne seront pas comptées avec les votes positifs, ni avec les négatifs.                      

          i. Le rapport de l'AG sera envoyé par courriel à tous les membres dans le courant du mois de septembre.

 

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